Advanced Calendar per SysAid

Manuale e istruzioni di utilizzo

Introduzione

Advanced Calendar per SysAid è lo strumento che facilita la gestione e la pianificazione delle risorse all’interno di SysAid. Raccoglie e organizza in un calendario tutti gli eventi rilevanti di SysAid (incident, request, change, problem e task di progetto) in base alla data di inizio e alla data di fine (vedi Advanced Calendar).

Advanced Calendar per SysAid dispone di 3 viste per visualizzare il calendario su base giornaliera, settimanale e mensile, filtrando i record per tipologia, amministratore assegnatario, gruppi di admin e company (vedi Filtri Calendario).

Gli eventi non ancora pianificati sono disponibili nel Backlog: per inserirli nel calendario, basta trascinarli con il mouse (drag & drop) e rilasciare.

Requisiti e Permessi

  • SysAid On-Premise
  • Edizione Full o MSP
  • Release 15.4 o superiore

Permessi

Possono accedere all’Advanced Calendar per SysAid gli amministratori di SysAid con 2 livelli di permessi:

  • SysAid Administrator: è l’utente che dispone dei permessi di configurazione di SysAid; questo utente gestisce il Backlog e stabilisce i colori associati al tipo di record visualizzati sul calendario nelle Impostazioni Avanzate.
  • Amministratori: gli amministratori abilitati ad accedere all’Advanced Calendar. Possono passare da una vista per giorno, settimana o mese, impostare i filtri (vedi Filtri Calendario) e stabilire la vista predefinita in Impostazioni generali.

Sia i SysAid Administrator sia gli amministratori possono visualizzare e modificare gli eventi (incident, request, problem, change, task di progetto) in base ai permessi stabiliti nel tab Permission in Tools > User Management.

ESEMPIO: se un amministratore può vedere e modificare solo i service record a lui assegnati, gli eventi visibili sull’Advanced Calendar saranno solo i service record di cui è assegnatario. Non potrà aggiungere ai filtri altri amministratori (vedi Filtri Calendario). Se può vedere e modificare i task di progetto assegnati a lui e al suo gruppo, vedrà tutti i task assegnati a lui e all’Admin Group a cui appartiene. Nei filtri potrà selezionare i gruppi a cui appartiene per aumentare o limitare il numero di eventi visualizzati sul calendario.

Advanced Calendar

Advanced Calendar per SysAid è progettato per fornire una visione d’insieme delle attività in cui sono coinvolti gli amministratori di SysAid in relazione a incident, request, change, problem e task di progetto.

Come Accedere su Advanced Calendar

Per accedere all’Advanced Calendar, cliccare su Tool > Advanced Calendar dal menù principale di SysAid.

Panoramica

L’interfaccia di Advanced Calendar per SysAid si compone di 3 aree:

ADVANCED CALENDAR

Gli eventi di SysAid (incident, request, change, problem e task di progetto) sono visualizzati all’interno del calendario: al passaggio del mouse, una finestra mostra in anteprima i dettagli del record; cliccando invece sul record si aprirà  la scheda completa in un’altra finestra. Trascinando il record con il mouse, l’evento può essere spostato sul calendario e le date sono aggiornate automaticamente (vedi Modificare la Pianificazione).

Ogni utente amministratore può passare da una vista all’altra (giornaliera, settimanale o mensile) cliccando sugli appositi bottoni oppure stabilire il tipo di vista predefinita nelle Impostazioni Generali.

FILTRI & IMPOSTAZIONI

Cliccando sul bottone Filtri , si accede alla sezione di impostazione dei filtri per limitare il numero e il tipo di eventi visualizzati sul calendario (vedi Filtri Calendario).

In questa sezione sono contenuti anche le Impostazioni Generali dell’Advanced Calendar e le Impostazioni Avanzate per la modifica dei colori associati ad ogni elemento.

BACKLOG

Il Backlog contiene tutti i record (incident, request, problem, change e task di progetto) non ancora pianificati, ovvero a cui non è stata assegnata una data di inizio e di fine. Per pianificare gli elementi, basta trascinarli con il mouse sull’Advanced Calendar e posizionarli sulla data e sull’orario prescelto (vedi Modificare la Pianificazione).

Modificare la pianificazione

Gli eventi di SysAid sono organizzati all’interno dell’Advanced Calendar secondo una data di inizio e di fine.
Nella seguente tabella sono indicati i campi di riferimento di default:

Record Type Custom Field Name Default Field Name
Incident Request, Problem, Change sr_cust_start_date
sr_cust_end_date
Project Task start_time
end_time

Per modificare la pianificazione:

  • Trascinare il record con il mouse sul calendario per collocarlo in una data o orario differente.
  • Cliccare su OK per applicare la modifica

La durata di un record all’interno dell’Advanced Calendar per SysAid può essere variata a piacimento, a partire da un minimo di 1 ora. Per modificare la durata dell’evento:

  • Posizionare il mouse sul bordo inferiore del record
  • Trascinare il record con il mouse verso il basso
  • Cliccare su OK per applicare la modifica

Ad ogni modifica i campi data sono aggiornati con la data di inizio e di fine stabiliti. Nel caso di Eventi Inderogabili, non possono subire una modifica della pianificazione (la data di inizio non può essere alterata): soltanto la durata può essere modificata.

Advanced Calendar per SysAid consente di inserire agevolmente in calendario un evento e di modificarne la pianificazione, aggiornando automaticamente i campi data riportati nella tabella. Advanced Calendar per SysAid non interviene su nessun altro campo (es. Assigned To, Admin Group, Status, Priority, etc.). L’amministratore, in base ai permessi di cui dispone, può modificare questi ed altri valori cliccando sull’evento e intervenendo direttamente sulla scheda del record stesso.

Eventi inderogabili

Alcuni record di SysAid possono essere segnalati come inderogabili: gli eventi inderogabili sono qualificati come tale in quanto, per motivi di SLA, scadenza o organizzazione specifica del servizio, non possono essere spostati sul calendario o ripianificati nemmeno dal SysAid Administrator.

Gli Eventi Inderogabili sono segnalati dal colore rosso di default. Per modificare questo colore, contattare il Team di Supporto.

Come funziona:

  • Per segnalare un evento come inderogabile, cliccare e aprire il record in una nuova finestra
  • Modificare il valore del campo sr_cust_inderogabile in Sì
  • Cliccare su OK/Applica

Per modificare la durata di evento inderogabile, vedi Modificare la Pianificazione.

Filtri & Impostazioni

Cliccando sul bottone Filtri , si apre la sezione che offre le funzioni di filtro e di impostazione dell’Advanced Calendar per SysAid.

PERMESSI

In questa sezione sono proposti in sola lettura i permessi generali attivi per l’amministratore collegato. Per maggiori informazioni, vedi Requisiti & Permessi.

FILTRI CALENDARIO

In questa sezione ogni amministratore può attivare un sistema di filtri personalizzato per limitare il numero di eventi visualizzati in base a:

  • Utente Admin: amministratore a cui è assegnato il record
  • Gruppi Admin: gruppi di amministratori a cui sono assegnati i record
  • Company: company a cui appartiene il Request User ed, eventualmente, l’utente admin assegnatario
  • Tipologia Record: tipo di record (incident, request, problem, change, task di progetto)
  • Progetto: progetto a cui appartiene i task da visualizzare sull’Advanced Calendar

Per attivare un filtro:

  • Cliccare su un’opzione di filtro
  • Selezionare una o più voci di filtro
  • Cliccare su Applica all’interno della finestra
  • Attivare altri filtri seguendo la medesima procedura
  • Cliccare su Applica per confermare i filtri selezionati
IMPOSTAZIONI GENERALI

In questa sezione ogni amministratore stabilisce:

  • Qual è la vista di default del suo Advanced Calendar (giorno, settimana, mese)
  • Se visualizzare i record aperti e/o chiusi
  • Se visualizzare i sabati e le domeniche (weekend)

Per attivare le Impostazioni Generali, cliccare su Applica

IMPOSTAZIONI AVANZATE

In questa sezione, accessibile solo per l’utente SysAid Administrator (vedi Requisiti & Permessi), è possibile stabilire quali colori associare ad ogni record per facilitarne l’identificazione sull’Advanced Calendar per SysAid.

Per modificare i colori:

  • Cliccare su una voce colore
  • Scegliere tra i colori disponibili oppure inserire il codice esadecimale
  • Cliccare su Applica all’interno della finestra
  • Modificare gli altri colori seguendo la medesima procedura
  • Cliccare su Applica per confermare le modifiche apportate

Backlog

Il Backlog di Advanced Calendar per SysAid contiene tutti gli elementi non ancora pianificati. Il SysAid Administrator (vedi Requisiti & Permessi) può aprire o chiudere la sezione Backlog cliccando sull’apposito bottone Backlog

EVENTI DI BACKLOG

Sono tutti gli eventi disponibili, in base ai Filtri di Backlog, che devono essere inseriti in calendario. Per pianificare questi eventi:

  • Trascinare con il mouse un record alla volta sull’area del calendario
  • Rilasciare il record sulla data e orario prescelti
  • Cliccare su Applica per confermare lo spostamento

Per spostare la pianificazione o la durata dei record una volta collocati sul calendario, vedi Modificare la Pianificazione

FILTRI DI BACKLOG

Come per l’Advanced Calendar, anche gli eventi di Backlog possono filtrati per le variabili:

  • Utenti Admin
  • Gruppi Admin
  • Company
  • Tipologia Record
  • Progetto

Per impostare i filtri, vedi Filtri Calendario

I Filtri di Backlog e i Filtri Calendario sono completamente autonomi e indipendenti l’uno dall’altro. I Filtri di Backlog agiscono esclusivamente sull’elenco di Backlog, mentre i Filtri Calendario sugli eventi visualizzati sull’Advanced Calendar.

Supporto Tecnico

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